個人事業主の「現金」管理について
今日は具体的な経理作業についての説明です。
やっぱり、まずは「現金」ですよね！
正直、ここの管理が一番大変。。。
と言っても、代表一人だけの事業なら、比較的簡単です。
なぜなら、事業用のお金と、プライベートのお金が、ともに自分自身のものだから。
事業用もプライベートのお金も、自分自身のものだと、なぜ簡単なのか？
それは、「現金」という勘定科目を使わずに済ませられるんです。
具体的には、、、
通帳からお金を引き出した時には、「事業主貸」
事業の経費を使った時には、「事業主借」
この二つの勘定科目をでまとめることができます。
この二つの勘定科目は、事業用に使っていても、最終的には元手扱いとして、プライベートの中に取り込まれます。
現金の残高が合っているかを調べたりする必要がないので、楽なんです！
それでも将来、法人成りする予定があるなら、現金管理は行っておいた方が良いでしょう。
何にいくらお金を使っているのかの把握はしておいた方が良いです。
あとは、従業員さんなどがいる場合も、残高管理などは必要になります。
そこで必要になるのが、現金出納帳です！
現金出納帳とは何か？
簡単に言うと、家計簿です！
お金の入出金を管理し、何にいくら使ったかを把握し、残高にズレがないかをチェックする表ですね。
簿記などの世界では標準の書式がありますが、エクセルなどで自分たちに合った表を作成することもできます。
サンプルとしては、こんな感じです！
よく使う項目は上部に項目を作ります。よく使うお店などがあれば店名を作成してもいいと思います。
原則として、「いつ、どこで、誰が、何に、いくら使ったか」という情報を残します。
飲食店とかで使うなら、売上の欄を追加したり、状況によって異なってきます。
エクセルなら、何にいくら使ったかの集計や、残高計算も自動で行ってくれますからね！
昔は全部、手書きで、電卓を打っていたのに・・・笑
書類の整理・保存
さて、ここまでは現金出納帳についての説明。
ここからは、領収書などの整理・保存についてです。
よく「領収書を取っといて！」って聞きますが、、、
最近であれば、レシートでも大丈夫でしょう！
領収書には宛名が書かれていますが、「上様」領収書や、そもそも宛名が書かれていない場合もあります。
コンビニやデパートで消耗品を買ったときに領収書を発行してもらってると申し訳ない気持ちにもなりますし、レシートであれば買った中身も分かりますからね。
経費の精算などの際にも、不要なものを精算しなくて済みます。
レシートの中で事業に関係のない支払いが混じっていたら、マーカーなどでマークしておけば一目瞭然です。
あと、レシートや領収書の保存についてです。
こちらも厳密なルールがある訳ではありません。
紙にのり付けして保存している人もいれば、クリアファイルやジップロックに保存している人もいます。
個人的には、封筒に振り分けることをおススメしています。
例えば、封筒を半分に切って、「食材仕入」とか「消耗品」とか「ガソリン代」のように書いておきます。
あとは、日付順に入れてくれれば、探しやすいし、会計ソフトへの入力も簡単です！
ただし、これも状況や量によって変わるので、その都度、検討が必要になりますけどね。。
逆に現金を受け取った場合は、相手に領収書を渡す必要があります。
こちらは、市販されている複写式の領収書を用意しましょう！
複写式なら、手元に残るので、管理も楽です(^^)/
レジなどを使っている飲食店などであれば、精算レシートのようなものが出るので、その保存が必要です。
レシートや領収書がない場合
とはいえ、レシートや領収書がもらえない場合もあります。
従業員さんの結婚祝いや、急な来客で自動販売機でお茶を買った時などですね！
あとは、単純にもらい忘れた場合なども共通のお話です。
簡単な方法としては、メモを残しましょう。
こちらは市販されている出金伝票や、自作の書類（支払証明書）でも構いません。
メモの内容としては「日付」「支払先」「内容」「金額」は必須です！
結婚祝いなどであれば、招待状なども控えておくと、信憑性が高まります。
一般的には、レシートなどがもらえることの方が多いとは思いますので、あまりにも出金伝票などが多いと、税務調査の時に怪しまれるかもしれません。
あくまでも、実際に経費として使ったものであることを証明できれば大丈夫です。
※その判断は税務署の人がしますので、こちらでできることは、疑われない準備をしておくことですね。
まとめ
・現金出納帳で「入出金の管理」「内容の把握」「残高のチェック」を行う！
・レシートなどの整理は、管理しやすい方法が事業や店舗によって異なる。
・レシートなどをもらい忘れても、内容を証明できる書類を保存する！
・ムダ遣いしないために、出納帳での管理を怠らない。
